Jaką formę powinien mieć wniosek o urlop?

Kodeks pracy nie reguluje, czy wniosek urlopowy powinien być złożony w formie pisemnej czy ustnej, zatem wiążące są wewnętrzne przepisy firmy.

Zgodnie z Kodeksem pracy (zobacz tekst ustawy) pracownik nie może zrzec się prawa do przysługującego mu urlopu i przysługuje mu prawo do nieprzerwanego, corocznego płatnego urlopu wypoczynkowego (art. 152 §1-2).

Wymiar urlopu wypoczynkowego

Przepisy regulują wymiar urlopu wypoczynkowego i uzależniony on jest od stażu pracy. Należy pamiętać, że w staż pracy wliczony jest również okres edukacji (np. ukończenie szkoły wyższej wliczane jest jako 8-letni staż pracy zgodnie z art. 155 §1 Kodeksu pracy). Pracownikowi, który ma staż pracy mniejszy niż 10 lat, przysługuje 20 dni urlopu, natomiast dla pracownika ze stażem co najmniej 10 letnim przewidziany jest urlop w wymiarze 26 dni (art. 154 §1 k.p.).

Wniosek urlopowy

Pracownik nie może rozpocząć urlopu samodzielnie, gdyż to pracodawca decyduje o udzieleniu mu urlopu. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego z dnia 13 maja 1998 r. samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego nie może być traktowane jako udzielenie urlopu przez pracodawcę i nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Jednak już potwierdzona podpisem adnotacja pracodawcy na wniosku urlopowym: „zatwierdzam” lub „wyrażam zgodę” jest wystarczająca.

Wniosek urlopowy na piśmie, mailem czy ustnie

Przepisy Kodeksu pracy nie definiują formy składania wniosku urlopowego. Sąd Najwyższy orzekł, iż pracownicy zobowiązani są składać wnioski w sposób, który przyjęty jest przez zakład pracy (zatem jeśli jest takie wewnętrzne ustalenie, wniosek może być złożony także w formie ustnej). Najczęściej firmy decydują w wewnętrznych przepisach, że powinna być to forma pisemna. Wniosek taki może zawierać m.in. termin wykorzystania urlopu oraz informację, z którego roku kalendarzowego urlop będzie wykorzystany.

Dla pracownika bezpieczniejsza jest forma pisemna. Jeśli pracodawca podpisał się pod wnioskiem urlopowym, zatrudniony nie musi się obawiać, że jego nieobecność w pracy zostanie uznana za nieusprawiedliwioną. Może się tak zdarzyć przy ustaleniach ustnych – choćby w przypadku, gdy pracodawca źle zrozumie prośbę o urlop w danym terminie.

Plan urlopów

Aby zapewnić firmie normalny tok pracy, urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustalony jest przez pracodawcę w porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1 k.p.). Ostateczna decyzja o terminie udzieleniu pracownikowi urlopu wypoczynkowego zależy od pracodawcy.

Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do urlopu prawo (art. 161 k.p.). Jeśli urlop nie zostanie wykorzystany w danym roku, staje się urlopem zaległym i przechodzi do wykorzystania w następnym roku.