Podział dokumentów w teczce akt osobowych

Prowadzenie akt osobowych pracownika to obowiązek pracodawcy. Akta osobowe podzielone są na trzy części, w których powinny znaleźć się określone dokumenty.

Pracodawca prawnie zobligowany jest do tego, aby prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.). Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) określa, jakie dokumenty powinny znaleźć się w aktach osobowych.

Część A

W tej części powinny znaleźć się dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Zatem przechowuje się tutaj kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy, świadectwa ukończenia szkoły – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie czy orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Część B

W wyżej wspomnianym rozporządzeniu regulującym zasady prowadzenia dokumentacji osobowej znaleźć można spis dokumentów, które powinny znaleźć się w części B – dokumentacji dotyczącej nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika. Będą to m.in.:

• umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją o warunkach zatrudnienia, z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, zakresem informacji objętych tajemnicą w ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy (art. 150 k.p.),
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych i inne.

Część C

Ta część przeznaczona jest na dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Będą to m.in. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę lub dokumenty, które dotyczą żądania wydania świadectwa pracy i kopia świadectwa pracy. Pełny wykaz dokumentów z tej, jak i innych części można znaleźć w artykule 171 kodeksu pracy (zobacz tekst ustawy) .

Zgodnie z rozporządzeniem dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

• Szkoła może posiadać dane personalne danego ucznia. Zobacz, na czym polega ochrona danych osobowych w szkole.
• Pracodawca coraz częściej wymaga kwestionariusza od osoby ubiegającej się o pracę. Dowiedz się, jak wypełnić wniosek.