kobieta i karteczki samoprzylepne
Image by LifetimeStock.com
Styl życia

Błędy, jakie mogą pojawić się w teczce pracownika

Teczka osoba pracownika powinna składać się z trzech części, a w każdej z nich powinny znaleźć się określone dokumenty, wpinane chronologicznie i ponumerowane.

Teczka osoba pracownika powinna składać się z trzech części, a w każdej z nich powinny znaleźć się określone dokumenty, wpinane chronologicznie i ponumerowane.

 

W momencie zatrudniania nowego pracownika na pracodawcy spoczywają liczne obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Dla każdego nowego pracownika powinna zostać założona teczka akt osobowych. Bywa, że podczas jej prowadzenia popełniane są błędy.

Jedna teczka dla jednego pracownika

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe (§ 6 pkt 1). Zatem błędem będzie umieszczanie w jednej teczce dokumentów kilku osób, nawet jeśli wykonują podobne obowiązki.

Podział akt na trzy części i dopasowanie dokumentów

W rozporządzeniu opisany jest sposób, w jaki powinny być zorganizowane akta osobowe. Muszą one być podzielone na trzy części (A, B i C), w każdej części powinny znaleźć się określone dokumenty. Zatem aby uniknąć błędu, należy zapoznać się ze szczegółowym wykazem dokumentów, które powinny znaleźć w kolejnych częściach. W części A pracodawca przechowuje dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B – dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, natomiast część C to miejsce na dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Chronologia, numeracja i wykaz dokumentów

Ustawodawca w powyższym rozporządzeniu określa, iż dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów (§ 6 pkt 3). Zatem trzy błędy, które mogą pojawić się w związku z tym punktem to:

  • brak porządku chronologicznego: dokumenty wpinane są bez przestrzegania daty ich sporządzenia lub wpłynięcia,
  • brak numeracji: dokumenty umieszczane w poszczególnych częściach akt osobowych są nieponumerowane,
  • brak wykazu dokumentów: przed każdą z części akt osobowych (A, B i C) brakuje spisu treści dokumentów, które znajdują się w dalszej części akt.

Kopie dokumentów

Zgodnie z przepisami związanymi z prowadzeniem dokumentacji pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii (§ 1 ust. 3). Zatem błędem będzie zatrzymanie w teczce oryginałów, które należą do pracownika.

 

Teczek akt osobowych nie zakłada się dla kandydatów i dla pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, wówczas dokumenty mogą przechowywane być w zwykłym segregatorze.

laptop
Image by LifetimeStock.com
Styl życia
Podział dokumentów w teczce akt osobowych
Prowadzenie akt osobowych pracownika to obowiązek pracodawcy. Akta osobowe podzielone są na trzy części, w których powinny znaleźć się określone dokumenty.

Prowadzenie akt osobowych pracownika to obowiązek pracodawcy. Akta osobowe podzielone są na trzy części, w których powinny znaleźć się określone dokumenty.   Pracodawca prawnie zobligowany jest do tego, aby prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.). Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) określa, jakie dokumenty powinny znaleźć się w aktach osobowych. Część A W tej części powinny znaleźć się dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Zatem przechowuje się tutaj kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie , świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe , wymagane do wykonywania oferowanej pracy, świadectwa ukończenia szkoły – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie czy orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Część B W wyżej wspomnianym rozporządzeniu regulującym zasady prowadzenia dokumentacji osobowej znaleźć można spis dokumentów, które powinny znaleźć się w części B – dokumentacji dotyczącej nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika. Będą to m.in.: umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków , a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją o warunkach zatrudnienia, z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy...

dokumenty w szafkach
©Maxim_Kazmin/Fotolia
Styl życia
Ile wynosi okres przechowywania dokumentów?
Okres przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju. Zasadniczo wynosi on 5 lat, jednak różnie się go oblicza. Najdłużej przechowuje się dokumenty pracownicze, bo aż 50 lat, najkrócej (1 rok) – te dotyczące reklamacji i rękojmi.

Okres przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju. Zasadniczo wynosi on 5 lat, jednak różnie się go oblicza. Najdłużej przechowuje się dokumenty pracownicze, bo aż 50 lat, najkrócej (1 rok) – te dotyczące reklamacji i rękojmi. Okres przechowywania dokumentów: dokumenty pracownicze Dokumenty pracownicze pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50. lat. Mają one bowiem znaczenie dla obliczania wymiaru emerytury. Okres ten liczy się od dnia wygaśnięcia umowy. Obowiązek tak długiego przechowywania dotyczy akt osobowych pracowników, list płac, kart wynagrodzeń a także umów cywilnoprawnych . Dokumentacja pomocnicza, służąca do sporządzania list płac, musi być przechowywana przez 5 lat. Okres przechowywania dokumentów: dokumenty podatkowe Dokumentację podatkową należy przechowywać przez 5 lat. Liczy się je od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Do dokumentów podatkowych zalicza się wszelkie faktury i ich kopie, dokumenty związane z kasą fiskalną – kopie paragonów, raporty z kasy i książkę serwisową . Dokumenty podatkowe to również księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem. Zatwierdzone sprawozdania finansowe należy natomiast przechowywać bezterminowo. Okres przechowywania dokumentów: ewidencja środków trwałych Dokumenty dotyczące wykazu elementów majątkowych firmy należy również przechowywać przez 5 lat. Termin przechowywania należy liczyć od końca roku, w którym dokonano ostatniego zapisu odpisu amortyzacyjnego do kosztów uzyskania przychodu. Okres przechowywania dokumentów: reklamacje Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowuje się jedynie rok. Okres ten liczy się od terminu upływu rękojmi, lub od rozliczenia reklamacji. Okres przechowywania dokumentów: dokumenty ZUS Okres przechowywania dokumentacji ZUS zależy od rodzaju dokumentów: dokumenty...

Podpisywanie dokumentów
Image by LifetimeStock.com
Styl życia
Jak zgodnie z prawem zatrudnić pracownika na umowę o pracę?
Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wymaga dopełnienia formalności wynikających z przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Jeśli więc po przeprowadzonym procesie rekrutacji udało ci się wytypować idealnego kandydata, z którym podpiszesz umowę o pracę, pamiętaj o obowiązku skierowania go na badania lekarskie, przeprowadzania szkolenia BHP, poinformowania go o warunkach zatrudnienia, założeniu jego akt osobowych i wreszcie zgłoszenia go do ZUS-u.

Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wymaga dopełnienia formalności wynikających z przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Jeśli więc po przeprowadzonym procesie rekrutacji udało ci się wytypować idealnego kandydata, z którym podpiszesz umowę o pracę, pamiętaj o obowiązku skierowania go na badania lekarskie, przeprowadzania szkolenia BHP, poinformowania go o warunkach zatrudnienia, założeniu jego akt osobowych i wreszcie zgłoszenia go do ZUS-u. Krok 1: Szkolenie BHP i instrukcja stanowiskowa Przed zawarciem umowy o pracę pracodawca musi zapewnić pracownikowi wstępne szkolenie z zakresu BHP przeprowadzone przez uprawnioną do tego osobę oraz szkolenie stanowiskowe. Szkolenia nie muszą przechodzić osoby podejmujące pracę na tym samym stanowisku, które zajmowały u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z nim kolejnej umowy o pracę, albo kiedy przerwa pomiędzy jedną umową o pracę a drugą wynosi w ich przypadku nie więcej niż 30 dni. Krok 2: Podpisanie umowy o pracę Umowę o pracę należy zawrzeć w formie pisemnej. Ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju i warunków najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez pracownika pracy powinny zostać potwierdzone na piśmie.   W umowie o pracę powinny zostać zawarte informacje o: stronach umowy, rodzaju umowy (np. umowa o pracę na czas nieokreślony), dacie zawarcia umowy, warunkach pracy: jej rodzaju, miejscu wykonywania pracy, wymiarze czasu pracy oraz terminie rozpoczęcia pracy, płacy: wynagrodzeniu za pracę ze wskazaniem składników wynagrodzenia. Krok 3: Udzielenie informacji o warunkach zatrudnienia Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika na piśmie o: normie czasu pracy obowiązującej pracownika (ile godzin ma on pracować dziennie, ile tygodniowo), tym, jak często będzie on otrzymywał wynagrodzenie za pracę, liczbie przysługujących pracownikowi dni...

Nasze akcje
materiały prasowe Lenovo
Fleszstyle

Świetna jakość w stylowym opakowaniu. Natalia Szroeder wybrała laptop Lenovo Yoga Slim 7

Partner
rafal-brzozowski
Newsy

Ci uczestnicy „The Voice of Poland” robią karierę muzyczną. Znasz wszystkich?

Partner
fotona-tatuaż
Fleszstyle

Nieudany tatuaż lub makijaż permanentny ? Wiemy, jak się go pozbyć!

Partner
torebka-skoda-hollie-warsaw
Fleszstyle

Barbara Kurdej - Szatan: "Nie miałam pojęcia, że niezabezpieczone drobiazgi mogą uderzyć z taką siłą"

Partner
justyna-steczkowska
Newsy

Justyna Steczkowska ponownie w „The Voice of Poland”! To wyjątkowy czas dla artystki

Partner
Revitalift Filler L'Oréal Paris
Fleszstyle

Wiele może się zmienić w ciągu 10 lat, ale twoja skóra nie musi! Test linii Revitalift Filler L'Oréal Paris

Partner
kosmetyki-weleda
Fleszstyle

Weleda, czyli pielęgnacja w harmonii z naturą i człowiekiem

Partner
materiały prasowe TVP
TV-Show

Sylwia Grzeszczak nową trenerką w „The Voice of Poland”! Jak się sprawdzi?

Partner