laptop
Image by LifetimeStock.com
Styl życia

Podział dokumentów w teczce akt osobowych

Prowadzenie akt osobowych pracownika to obowiązek pracodawcy. Akta osobowe podzielone są na trzy części, w których powinny znaleźć się określone dokumenty.

Prowadzenie akt osobowych pracownika to obowiązek pracodawcy. Akta osobowe podzielone są na trzy części, w których powinny znaleźć się określone dokumenty.

 

Pracodawca prawnie zobligowany jest do tego, aby prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.). Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) określa, jakie dokumenty powinny znaleźć się w aktach osobowych.

Część A

W tej części powinny znaleźć się dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Zatem przechowuje się tutaj kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy, świadectwa ukończenia szkoły – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie czy orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Część B

W wyżej wspomnianym rozporządzeniu regulującym zasady prowadzenia dokumentacji osobowej znaleźć można spis dokumentów, które powinny znaleźć się w części B – dokumentacji dotyczącej nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika. Będą to m.in.:

  • umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
  • pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją o warunkach zatrudnienia, z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, zakresem informacji objętych tajemnicą w ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy (art. 150 k.p.),
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych i inne.

Część C

Ta część przeznaczona jest na dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Będą to m.in. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę lub dokumenty, które dotyczą żądania wydania świadectwa pracy i kopia świadectwa pracy. Pełny wykaz dokumentów z tej, jak i innych części można znaleźć w artykule 171 kodeksu pracy (zobacz tekst ustawy) .

 

Zgodnie z rozporządzeniem dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.


kobieta i karteczki samoprzylepne
Image by LifetimeStock.com
Styl życia
Błędy, jakie mogą pojawić się w teczce pracownika
Teczka osoba pracownika powinna składać się z trzech części, a w każdej z nich powinny znaleźć się określone dokumenty, wpinane chronologicznie i ponumerowane.

Teczka osoba pracownika powinna składać się z trzech części, a w każdej z nich powinny znaleźć się określone dokumenty, wpinane chronologicznie i ponumerowane.   W momencie zatrudniania nowego pracownika na pracodawcy spoczywają liczne obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Dla każdego nowego pracownika powinna zostać założona teczka akt osobowych. Bywa, że podczas jej prowadzenia popełniane są błędy. Jedna teczka dla jednego pracownika Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe (§ 6 pkt 1). Zatem błędem będzie umieszczanie w jednej teczce dokumentów kilku osób, nawet jeśli wykonują podobne obowiązki. Podział akt na trzy części i dopasowanie dokumentów W rozporządzeniu opisany jest sposób, w jaki powinny być zorganizowane akta osobowe. Muszą one być podzielone na trzy części (A, B i C), w każdej części powinny znaleźć się określone dokumenty. Zatem aby uniknąć błędu, należy zapoznać się ze szczegółowym wykazem dokumentów, które powinny znaleźć w kolejnych częściach . W części A pracodawca przechowuje dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B – dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, natomiast część C to miejsce na dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Chronologia, numeracja i wykaz dokumentów Ustawodawca w powyższym rozporządzeniu określa, iż dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane ; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów...

Podpisywanie dokumentów
Image by LifetimeStock.com
Styl życia
Jak zgodnie z prawem zatrudnić pracownika na umowę o pracę?
Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wymaga dopełnienia formalności wynikających z przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Jeśli więc po przeprowadzonym procesie rekrutacji udało ci się wytypować idealnego kandydata, z którym podpiszesz umowę o pracę, pamiętaj o obowiązku skierowania go na badania lekarskie, przeprowadzania szkolenia BHP, poinformowania go o warunkach zatrudnienia, założeniu jego akt osobowych i wreszcie zgłoszenia go do ZUS-u.

Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wymaga dopełnienia formalności wynikających z przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Jeśli więc po przeprowadzonym procesie rekrutacji udało ci się wytypować idealnego kandydata, z którym podpiszesz umowę o pracę, pamiętaj o obowiązku skierowania go na badania lekarskie, przeprowadzania szkolenia BHP, poinformowania go o warunkach zatrudnienia, założeniu jego akt osobowych i wreszcie zgłoszenia go do ZUS-u. Krok 1: Szkolenie BHP i instrukcja stanowiskowa Przed zawarciem umowy o pracę pracodawca musi zapewnić pracownikowi wstępne szkolenie z zakresu BHP przeprowadzone przez uprawnioną do tego osobę oraz szkolenie stanowiskowe. Szkolenia nie muszą przechodzić osoby podejmujące pracę na tym samym stanowisku, które zajmowały u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z nim kolejnej umowy o pracę, albo kiedy przerwa pomiędzy jedną umową o pracę a drugą wynosi w ich przypadku nie więcej niż 30 dni. Krok 2: Podpisanie umowy o pracę Umowę o pracę należy zawrzeć w formie pisemnej. Ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju i warunków najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez pracownika pracy powinny zostać potwierdzone na piśmie.   W umowie o pracę powinny zostać zawarte informacje o: stronach umowy, rodzaju umowy (np. umowa o pracę na czas nieokreślony), dacie zawarcia umowy, warunkach pracy: jej rodzaju, miejscu wykonywania pracy, wymiarze czasu pracy oraz terminie rozpoczęcia pracy, płacy: wynagrodzeniu za pracę ze wskazaniem składników wynagrodzenia. Krok 3: Udzielenie informacji o warunkach zatrudnienia Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika na piśmie o: normie czasu pracy obowiązującej pracownika (ile godzin ma on pracować dziennie, ile tygodniowo), tym, jak często będzie on otrzymywał wynagrodzenie za pracę, liczbie przysługujących pracownikowi dni...

kwestionariusz osobowy i stetoskop
Image by LifetimeStock.com
Styl życia
Przykład kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
Kwestionariusz osobowy to miejsce na dane kontaktowe oraz informacje na temat wykształcenia oraz dotychczasowego doświadczenia zawodowego.

Kwestionariusz osobowy to miejsce na dane kontaktowe oraz informacje na temat wykształcenia oraz dotychczasowego doświadczenia zawodowego.   Pracodawca, w celu kompletowania dokumentacji kadrowej, ma prawo wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wypełnienia kwestionariusza osobowego. Jest to dokument, który zawiera podstawowe dane osobowe.   Przykład danych w kwestionariuszu osobowym imię (imiona) i nazwisko: Anna Iksińska imiona rodziców, nazwisko rodowe matki: Adam, Ewa (Kowalska) data i miejsce urodzenia: 01.01.1990 r. obywatelstwo: polskie miejsce zamieszkania (adres do korespondencji): 01-001 Miasto, ul. Główna 01/02 wykształcenie (nazwa szkoły i rok jej ukończenia oraz zawód, specjalność, stopień naukowy, tytuł zawodowy lub naukowy): Centrum Kształcenia Ustawicznego – 2008 r., technik administracji wykształcenie uzupełniające (kursy, studia podyplomowe, data ukończenia lub rozpoczęcia nauki w przypadku jej trwania): Kurs Pierwszej Pomocy – 2007 r. przebieg dotychczasowego zatrudnienia (z podaniem okresów zatrudnienia u kolejnych pracodawców oraz zajmowane stanowiska pracy): 01.10.2009-31.07.2010 – Firma Usługowo-Handlowa, pracownik administracyjny dodatkowe (uprawnienia, umiejętności, zainteresowania – na przykład stopień znajomości języków obcych, prawo jazdy, obsługa komputera): obsługa pakietu MS Office Dodatkowe informacje, o które może ubiegać się pracodawca Pracodawca ma prawo również w kwestionariuszu dla pracownika wymagać podania innych danych, na przykład numeru PESEL lub imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci. Jeśli pracownik może korzystać ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy , zobowiązany jest wypełnić również te dane w kwestionariuszu osobowym. Obowiązek poinformowania urzędu pracy Jeśli o zatrudnienie ubiega się osoba zarejestrowana w powiatowym urzędzie...

Nasze akcje

Poznaj Huawei Mobile Services i ciesz się wyjątkowymi funkcjami w przyjaznym ekosystemie

Partner
kosmetyki-weleda
Fleszstyle

Weleda, czyli pielęgnacja w harmonii z naturą i człowiekiem

Partner
Kosmetyki Neboa
Newsy

Zadbaj o włosy w duchu eko. Jak duży wpływ na planetę ma zawartość naszych kosmetyczek? Będziesz zaskoczona!

Partner
Revitalift Filler L'Oréal Paris
Fleszstyle

Wiele może się zmienić w ciągu 10 lat, ale twoja skóra nie musi! Test linii Revitalift Filler L'Oréal Paris

Partner
Newsy

Stylowy prezent dla mężczyzny? Łączy w sobie design i praktyczność

Partner
Newsy

Kosmetyki, które dbają o ciebie i planetę. Poznaj nową linię przeciwzmarszczkową Laboratorium Kosmetycznego Ava

Partner
Newsy

To zdrowy i ekologiczny nawyk, który pozwoli ci zadbać o siebie i środowisko

Partner
Newsy

Bo należy ci się komfort! Zabiegi EMSELLA i EXILIS ULTRA 360 na nietrzymanie moczu

Partner