Samochód prywatny używany do celów służbowych: wysokość ryczałtu

Ryczałt za samochód prywatny używany do celów służbowych ustalany jest na podstawie stawki za jeden kilometr przebiegu. Stawka zależy od pojemności silnika.

Ryczałt jest ustalany w kwocie nie większej niż limit, zależny od wielkości miejscowości, w której zatrudniony jest pracownik. Ryczałt dotyczy przejazdów lokalnych, natomiast zwrot kosztów przejazdów zamiejscowych ustalany jest na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Samochód prywatny używany do celów służbowych

Pracownicy mogą do celów działalności przedsiębiorstwa, np. podróży służbowych, wykorzystywać swój samochód prywatny. Wówczas przysługuje im zwrot kosztów używania samochodu. W zależności od rodzaju wyjazdu różny jest sposób dokumentowania i rozliczania podróży służbowych lokalnych i zamiejscowych.

Samochód prywatny używany do celów służbowych: jazdy lokalne

W celu rozliczania takich kosztów zawiera się z pracodawcą umowę cywilnoprawną o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych. Konieczne jest także oświadczenie pracownika o używaniu przez niego jego samochodu w celach służbowych.

Zwrot kosztów następuje w formie miesięcznego ryczałtu. Oblicza się go jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu oraz miesięcznego limitu przebiegu na jazdy lokalne. Limit ten ustalany jest przez pracodawcę, jednak obowiązują go pewne zasady – jego maksymalna wysokość zależy od liczby mieszkańców miejscowości czy gminy, w której pracownik jest zatrudniony, i nie może przekroczyć:

• 300 km w miejscowościach do 100 000 mieszkańców,
• 500 km, gdy miejscowość ma od 100 000 do 500 000 mieszkańców,
• 700 km – dla miejscowości zamieszkałych przez ponad 500 000 osób.

Natomiast stawki za jeden kilometr wynoszą:

• 0,5214 zł przy pojemności skokowej silnika pojazdu do 900 cm³,
• 0,8358 zł, jeśli ta pojemność jest większa.

Maksymalne kwoty ryczałtu wynoszą więc odpowiednio:

• Dla limitu 300 km 156,42 i 250,74 zł,
• Dla limitu 500 km – 260,70 i 417,90 zł,
• Dla limitu 700 km – 364,98 i 585,06 zł.

Kwoty te mogą być zwiększone, jeśli w grę wchodzi wykorzystywanie pojazdów prywatnych w służbie leśnej, w służbach ratunkowych, przy zagrożeniu klęską żywiołową i usuwaniem jej skutków przez odpowiednie instytucje.

Co więcej, ryczałt może być obniżony o 1/22 za każdy dzień nieobecności pracownika w pracy oraz za każdy dzień, gdy pracownik nie dysponował tym pojazdem.

Samochód prywatny używany do celów służbowych: jazdy zamiejscowe

Przy używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych przy dalszych podróżach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu. Podstawą rozliczeń jest ewidencja przebiegu pojazdu. Na jej podstawie ustala się wysokość należności przysługującej pracownikowi. Zwrot kosztów przysługuje w wysokości kilometrówki, czyli iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, jednak nie wyższej niż stawka wskazana powyżej.