Rachunek a faktura – jaka jest różnica?

Obecnie nie ma już wątpliwości, czy powinien być wystawiony rachunek czy faktura. Przez rachunek należy rozumieć po prostu paragon. Może być wystawiony jedynie zwykłym konsumentom, jeśli sprzedaż produktu lub usługi zwolniona jest z VAT.

Faktura: kto wystawia?

Według aktualnie obowiązującej definicji podatnikiem VAT jest każda firma i każda osoba prowadząca działalność gospodarczą. Są to więc nie tylko ci, którzy zarejestrowali się jako podatnicy VAT, czyli tzw. VAT-owcy, ale również osoby niezarejestrowane w US dla potrzeb tego podatku.

Działalność gospodarcza to każdą działalność zarobkowa w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, a także wykonywanie wolnego zawodu i każda inna działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu, na własny lub cudzy rachunek. Definicja ta ma zastosowanie do każdej działalności wykonywanej w sposób ciągły. Dotyczy więc również osób prowadzących „sklepy” na Allegro, jak i osób wynajmujących mieszkania.

Faktura, rachunek, paragon: jaka jest różnica?

W aktualnym stanie prawnym należy rozróżniać dokument zwany fakturą od paragonu. Uprzednio istniał osobny dokument zwany rachunkiem, różniący się od paragonu. Był wystawiany firmom, jeśli osoba wystawiająca nie była zarejestrowana jako płatnik VAT. W tej chwili podatnikiem VAT jest każda osoba prowadząca działalność gospodarczą, wobec czego rachunek jako osobny dokument w obiegu prawnym nie występuje. Jeśli zostanie wystawiony według uprzednich zasad, to i tak będzie spełniał wymagania formalne dla faktury.

Mówiąc dziś o „rachunku” należy mieć na myśli „paragon”. Zgadza się to zresztą z potocznym rozumieniem słowa „rachunek”.

Faktura: kiedy trzeba wystawić?

Faktura VAT jest domyślnym dokumentem, który powinien być wystawiany przez podatników VAT, czyli przez wszystkich prowadzących działalność gospodarczą. Nie oznacza to jednak, że każda taka firma i osoba jest zobowiązana rozliczać się z podatku VAT, ani że w każdym wypadku powinna wystawiać fakturę.

Faktury wystawia się zarówno dokonując transakcji z innymi przedsiębiorcami, jak i przy transakcjach zawieranych z konsumentami. Nie trzeba jednak wystawiać faktur osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Mogą oni jednak zażądać wydania faktury. Wyjątkiem jest sprzedaż wysyłkowa, jeśli następuje z terytorium kraju, a także wewnątrzwspólnotowa dostawa dotycząca nowych środków transportu – te transakcje muszą być potwierdzone za pomocą faktur.

Paragon: kiedy wystarczy?

Możliwość wystawienia rachunku (paragonu) zamiast faktury stanowi wyjątek. Jest to możliwe wtedy, kiedy dana transakcja jest zwolniona z podatku VAT. Mimo to jednak kontrahent może zażyczyć sobie wystawienia faktury, do czego sprzedawca będzie zobowiązany. Wówczas na fakturze dotyczącej transakcji zwolnionej z VAT pojawia się podstawa prawna takiego zwolnienia.