Ile wynosi okres przechowywania dokumentów?

Okres przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju. Zasadniczo wynosi on 5 lat, jednak różnie się go oblicza. Najdłużej przechowuje się dokumenty pracownicze, bo aż 50 lat, najkrócej (1 rok) – te dotyczące reklamacji i rękojmi.

Okres przechowywania dokumentów: dokumenty pracownicze

Dokumenty pracownicze pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50. lat. Mają one bowiem znaczenie dla obliczania wymiaru emerytury. Okres ten liczy się od dnia wygaśnięcia umowy. Obowiązek tak długiego przechowywania dotyczy akt osobowych pracowników, list płac, kart wynagrodzeń a także umów cywilnoprawnych. Dokumentacja pomocnicza, służąca do sporządzania list płac, musi być przechowywana przez 5 lat.

Okres przechowywania dokumentów: dokumenty podatkowe

Dokumentację podatkową należy przechowywać przez 5 lat. Liczy się je od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Do dokumentów podatkowych zalicza się wszelkie faktury i ich kopie, dokumenty związane z kasą fiskalną – kopie paragonów, raporty z kasy i książkę serwisową. Dokumenty podatkowe to również księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem. Zatwierdzone sprawozdania finansowe należy natomiast przechowywać bezterminowo.

Okres przechowywania dokumentów: ewidencja środków trwałych

Dokumenty dotyczące wykazu elementów majątkowych firmy należy również przechowywać przez 5 lat. Termin przechowywania należy liczyć od końca roku, w którym dokonano ostatniego zapisu odpisu amortyzacyjnego do kosztów uzyskania przychodu.

Okres przechowywania dokumentów: reklamacje

Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowuje się jedynie rok. Okres ten liczy się od terminu upływu rękojmi, lub od rozliczenia reklamacji.

Okres przechowywania dokumentów: dokumenty ZUS

Okres przechowywania dokumentacji ZUS zależy od rodzaju dokumentów:

• dokumenty zgłoszeniowe płatnika i ubezpieczonego należy przechowywać 5 lat,
• dokumenty rozliczeniowe – 10 lat od przesłania ich do ZUS,
• dokumenty płatnicze, czyli dowody wpłaty – do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych (czyli 5 lat od kolejnego roku kalendarzowego) lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.