Jak należy usprawiedliwić przed pracodawcą swoją nieobecność w pracy?

Nieobecność pracownika w pracy może być usprawiedliwiona, jeśli pewne zdarzenia i okoliczności określone w przepisach prawa uniemożliwiły mu dotarcie do pracy i wykonywanie jej. Do takich sytuacji należy np. uczestnictwo w akcji ratowniczej, jeśli pracownik jest członkiem ochotniczej straży pożarnej, choroba, jeśli pracownik dostał zwolnienie od lekarza, lub inne okoliczności, jeśli pracodawca uzna, że usprawiedliwiają one nieobecność.

W jakim terminie należy poinformować pracodawcę o nieobecności?

Jeśli przyczyna nieobecności jest możliwa do przewidzenia lub pracownik wie, że w danym terminie nie będzie mógł przyjść do pracy, powinien poinformować o tym pracodawcę z wyprzedzeniem. Jeżeli nieobecność wyniknie z przyczyn niemożliwych do przewidzenia, pracownik jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania o tym pracodawcy. W tym przypadku powinien zrobić to najpóźniej w 2. dniu nieobecności. Niepoinformowanie pracodawcy o nieobecności i jej przyczynie w ciągu 2 dni, może być usprawiedliwione tylko przez okoliczności, które uniemożliwiły pracownikowi dotrzymanie tego terminu, np. ciężką chorobę, podczas której pracownik był sam.

Pracownik ma możliwość wzięcia urlopu na żądanie. W ciągu roku kalendarzowego może w ten sposób wykorzystać 4 dni swojego urlopu wypoczynkowego. O tego typu nieobecności powinien poinformować pracodawcę tego samego dnia.

W jaki sposób poinformować pracodawcę o nieobecności?

Preferowany przez pracodawcę sposób zgłaszania nieobecności może być określony w regulaminie danego zakładu pracy. Jeśli jednak nie ma w nim tego rodzaju wytycznych, przyjmuje się, że nieobecność w pracy może zostać zgłoszona:

• osobiście lub przez osobę trzecią,
• przez telefon lub z wykorzystaniem innego środka komunikacji,
• za pośrednictwem poczty.

Jakie dokumenty usprawiedliwiają nieobecność w pracy?

Dokumentami, które należy przedstawić pracodawcy, aby usprawiedliwić swoją nieobecność w pracy, są:

• zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby lub konieczności opiekowania się bliską osobą, która zachorowała (na formularzu ZUS ZLA) – należy je dostarczyć pracodawcy w ciągu 7 dni od daty wystawienia;
• decyzja inspektora sanepidu o konieczności odosobnienia pracownika z przyczyn określonych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych;
• oświadczenie pracownika, że zmuszony był opiekować się dzieckiem do lat 8, ponieważ z nieprzewidzianych przyczyn zamknięto żłobek, przedszkole albo szkołę;
• imienne wezwanie pracownika do stawienia się na komisji wojskowej, przed organem administracji lub samorządu, przed sądem, w prokuraturze, na policji lub przed innym organem, który potrzebuje pracownika w charakterze świadka lub strony podczas postępowania w sprawie o wykroczenie, pracownik musi doręczyć też potwierdzenie wydane przez te organy, że rzeczywiście stawił się przed nimi;
• oświadczenie pracownika, że odbył podróż służbową w nocy, w warunkach, które uniemożliwiały odpoczynek, i że zakończyła się ona później niż na 8 godzin do rozpoczęcia pracy w kolejnym dniu.