Kiedy warto wystawić fakturę pro forma?

Faktura pro forma, choć nie stanowi dokumentu księgowego, jest dokumentem stosunkowo często spotykanym w obrocie gospodarczym. Może stanowić dowód złożenia oferty i być podstawą do żądania wykonania zobowiązania.

Faktura pro forma: co to jest?

Faktura pro forma nie stanowi dokumentu według ustawy o podatku od towarów i usług, a więc nie wywołuje skutków określonych w tej ustawie. Nie stanowi podstawy ani do zapłaty podatku VAT, ani do jego odliczenia. Ustawa nie zawiera żadnych wytycznych dotyczących jej formy, cech czy sposobu wystawiania. W praktyce wystawia się ją na podobnych zasadach jak fakturę VAT, umieszczając w niej typowe dla tej faktury elementy.

Jest to dokument dość często spotykany w obrocie gospodarczym, a różniący się od zwykłych faktur jedynie tytułem. Faktura pro forma wystawiana jest zwykle po to, aby poinformować klienta o cenie produktu lub usługi, a więc przedstawienia oferty, lub dla potwierdzenia zawarcia transakcji.

Sama w sobie nie stanowi dokumentu księgowego, a jedynie dokument handlowy. Wystawienie faktury pro forma nie zwalnia podatnika z wystawienia zwykłej faktury VAT w odpowiednim terminie.

Faktura pro forma: kiedy warto ją wystawić?

Faktura pro forma, stanowiąc potwierdzenie złożenia oferty, stanowi źródło informacji potrzebnych kontrahentowi w celu podjęcia decyzji o dokonaniu transakcji. Stanowi zapowiedź wystawienia faktury VAT, dając pewność co do jej treści.

Choć nie stanowi ona dokumentu księgowego, to traktowana może być jako potwierdzenie dokonania transakcji czy złożenia oferty. Wówczas, jeśli kontrahent zdecyduje się na zapłatę faktury, należy to uznać za przyjęcie oferty zgodnie z kodeksem cywilnym (zobacz tekst ustawy). Jeśli faktura taka zostanie właściwie opłacona – stanowi wówczas przyrzeczenie wykonania zobowiązania, daje więc pewność obu stronom. Zazwyczaj w praktyce faktura pro forma opiewa na zaliczkę, może jednakże stanowić o całej kwocie zobowiązania.

Warto wystawić fakturę pro forma w kontaktach z nowymi kontrahentami, poprzedzając w ten sposób wykonanie usługi lub przekazanie towaru. Można domagać się jej opłacenia jeszcze przed wykonaniem własnego zobowiązania, stanowi więc ona wówczas zabezpieczenie przed nieuczciwością drugiej strony umowy.