Wymagania wobec faktur elektronicznych oraz korzyści z wykorzystania tej formy

Faktura elektroniczna może być wystawiana, jeśli klient wyraził zgodę na jej otrzymanie. Wówczas przesyła się ją przez internet, co przynosi wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu i pieniędzy czy ułatwienia w zarządzaniu dokumentacją.

Faktura elektroniczna: wymagania

Aby można było wysłać do klienta fakturę elektroniczną, należy uzyskać na to jego zgodę. Może ona być wyrażona również w formie ustnej. Na otrzymywanie faktur wystarczy zgodzić się raz, nie potrzeba akceptacji tej formy wyrażać wobec każdej kolejnej wystawianej przez danego przedsiębiorcę faktury.

Zgodnie z definicją zawartą w przepisach ustawy, fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym. Mogą to być dokumenty utworzone w specjalnych programach księgowych, bądź też w wersji PDF. Mogą to także być faktury papierowe, które zostały zeskanowane i wysłane mailem, o ile jednakże ich wersja papierowa nie zostanie wprowadzona do obrotu.

Przesyłając e-fakturę klientowi, sprzedawca jest zobowiązany zachować ją równocześnie w swojej dokumentacji. W sytuacji, gdy dotyczy ona sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej, w swojej dokumentacji musi mieć on również paragon fiskalny z tej transakcji.

Przy wystawianiu e-faktur obowiązują takie same wymagania, jak w przypadku faktur papierowych. Powinny się więc na nich znaleźć elementy ujęte w ustawie, a więc między innymi data wystawienia, numer faktury, data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi bądź otrzymania zapłaty, imiona i nazwiska sprzedającego i nabywcy, numery NIP (nie dotyczy klienta, wobec którego wystawiana jest faktura imienna), nazwa, ilość i cena towaru czy usługi, stawka podatku.

Zgodnie z ustawą o VAT na przedsiębiorcy ciąży obowiązek zapewnienia autentyczności, integralności oraz czytelności e-faktury, w wybrany przez siebie sposób. Może on opatrzyć więc e-fakturę np. bezpiecznym podpisem elektronicznych, lub zastosować inną dostępną, bezpieczną i uznaną metodę, jak choćby stosowanie odpowiednich systemów finansowo-księgowych.

Faktura elektroniczna: korzyści

Decyzja posługiwania się e-fakturami ma wiele istotnych korzyści:

• Oszczędność czasu – dostęp do rachunków jest już w momencie ich wystawienia, skraca się więc czas oczekiwania na rachunek.
• Możliwość wyboru sposobu otrzymywania rachunku – to klient decyduje, czy chce otrzymywać faktury każdorazowo na swój adres e-mail, czy mieć do nich dostęp po zalogowaniu się do odpowiedniej platformy usługodawcy. W wielu przypadkach można także zażyczyć sobie otrzymywanie powiadomień sms dotyczących wystawienia e-faktury.
• Ułatwienie dostępu do wystawionych faktur – znajdują się zawsze w jednym miejscu, a dostęp do nich mamy przez całą dobę, z każdego miejsca – potrzebny jest jedynie dostęp do Internetu.
• Są bezpieczne – dostęp do nich chroniony jest przez hasło do skrzynki odbiorczej lub odpowiedniej platformy przedsiębiorcy, dodatkowo chronione są również protokołem SSL.
• Korzyści ekologiczne poprzez oszczędność papieru.
• Korzyści dla firmy – stosowanie e-faktur pozwala zredukować koszty wystawiania faktur o 80%. Ich stosowanie zwiększa efektywność, płatności są szybciej realizowane, a także łatwiej jest zarządzać dokumentami.