Błędy, jakie mogą pojawić się w teczce pracownika

Teczka osoba pracownika powinna składać się z trzech części, a w każdej z nich powinny znaleźć się określone dokumenty, wpinane chronologicznie i ponumerowane.

W momencie zatrudniania nowego pracownika na pracodawcy spoczywają liczne obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Dla każdego nowego pracownika powinna zostać założona teczka akt osobowych. Bywa, że podczas jej prowadzenia popełniane są błędy.

Jedna teczka dla jednego pracownika

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe (§ 6 pkt 1). Zatem błędem będzie umieszczanie w jednej teczce dokumentów kilku osób, nawet jeśli wykonują podobne obowiązki.

Podział akt na trzy części i dopasowanie dokumentów

W rozporządzeniu opisany jest sposób, w jaki powinny być zorganizowane akta osobowe. Muszą one być podzielone na trzy części (A, B i C), w każdej części powinny znaleźć się określone dokumenty. Zatem aby uniknąć błędu, należy zapoznać się ze szczegółowym wykazem dokumentów, które powinny znaleźć w kolejnych częściach. W części A pracodawca przechowuje dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B – dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, natomiast część C to miejsce na dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Chronologia, numeracja i wykaz dokumentów

Ustawodawca w powyższym rozporządzeniu określa, iż dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów (§ 6 pkt 3). Zatem trzy błędy, które mogą pojawić się w związku z tym punktem to:

• brak porządku chronologicznego: dokumenty wpinane są bez przestrzegania daty ich sporządzenia lub wpłynięcia,
• brak numeracji: dokumenty umieszczane w poszczególnych częściach akt osobowych są nieponumerowane,
• brak wykazu dokumentów: przed każdą z części akt osobowych (A, B i C) brakuje spisu treści dokumentów, które znajdują się w dalszej części akt.

Kopie dokumentów

Zgodnie z przepisami związanymi z prowadzeniem dokumentacji pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii (§ 1 ust. 3). Zatem błędem będzie zatrzymanie w teczce oryginałów, które należą do pracownika.

Teczek akt osobowych nie zakłada się dla kandydatów i dla pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, wówczas dokumenty mogą przechowywane być w zwykłym segregatorze.