Kobieta zastanawia się
Pixabay/kaboompics/CC0 https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/

Efektywne zarządzanie czasem polega na osiągnięciu maksymalnego efektu w minimalnym czasie. Nie potrzeba do tego skomplikowanych programów i pięciu kalendarzy. Wystarczy kartka papieru i kwadrans wieczorem.

 

ALPEN to jedna z popularnych metod zarządzania czasem. Jej nazwa jest akronimem od pięciu kroków, które należy wykonać, by rozsądnie zaplanować dzień. Plan dnia metodą ALPEN wykonuje się wieczorem, trzeba na to poświęcić do kilkunastu minut.

Jak zarządzać czasem metodą ALPEN?

A (Aufgaben) – zrób listę zadań do zrealizowania na dany dzień. Możesz je pogrupować na przykład „spotkania”, „maile do napisania” itd. Dla ułatwienia i zaoszczędzenia przestrzeni (zwłaszcza gdy planów jest multum), możesz wprowadzić skróty, symbole i znaczki. Pamiętaj tylko, by być w ich stosowaniu konsekwentnym.

Dzięki liście masz świadomość swoich planów, a dzień stał się przejrzysty.

 

L (Länge schätzen) – oszacuj ile czasu potrzebujesz na wykonanie każdego zadania. Bądź realistą i wyznaczaj sobie możliwe do zrealizowania deadline'y.

 

P (Pufferzeiten einplanen) – zaplanuj swój dzień. Nie rób tego jednak w taki sposób, że jedno spóźnienie zrujnuje cały dzień. Wykorzystaj jedynie 60% czasu pracy (uwzględniając przerwy), a pozostałe 40% potraktuj jako czas na nieprzewidziane zdarzenia albo na rozpoczęcie pracy z następnego dnia.

 

E (Entscheidungen treffen) – mając listę zadań, nadaj im priorytety. Dzięki temu możesz skupić się na najbardziej istotnych zadaniach.

 

N (Nachkontrolle) – cały czas kontroluj postęp prac. Zaznacz, co już zostało zrealizowane, a sprawom niezałatwionym wieczorem nadaj kolejny termin.

Jak ustalać priorytety?

Możesz to tego wykorzystać jedną z dwóch najpopularniejszych metod, czyli macierz Eisenhowera i metodę ABC. Obie są bardzo pomocne przy efektywnym zarządzaniu czasem.

 

Macierz Eisenhowera składa się z czterech ćwiartek, które pokazują różne grupy działań:

I. ważne pilne – są to obowiązki, których nie można zaniedbać – praca i reagowanie na codzienne wyzwania. Możemy tu znaleźć przygotowywanie dokumentów, potwierdzanie jutrzejszych spotkań, wykonanie przelewu.

II. ważne niepilne – należą do nich dalekosiężne plany, przewidywanie problemów, rozwijanie zdolności. Zaniedbywanie realizacji zadań z tej ćwiartki powoduje, że są one z czasem przesuwane co ćwiartki I, czyli stają się coraz bardziej pilne. Od tej ćwiartki zależy m.in. kariera – tutaj są plany dotyczące np. studiów czy szkolenia.

III. nieważne pilne – są to rzeczy stwarzające iluzję ważności. Nagłe telefony, krótkie wizyty, spotkania. Można powiedzieć, że tutaj spędza się najwięcej czasu. Spotkania, o których wiemy, że nie rokują na współpracę, odpowiadanie na oferty, w których są małe szanse na wygranie.

IV. nieważne niepilne – strefa tzw. „pożeraczy czasu”. Teoretycznie dla jak najefektywniejszego zarządzania czasem nie powinno się nic w tej sferze znaleźć, trudno jednak tego uniknąć. Może to być sprawdzenie newsów na ulubionym portalu, uprzątnięcie biurka lub czy instalacja nowego systemu komputerowego

 

Metoda ABC polega na przyporządkowaniu każdego zadania do jednej z kolumn: A, B lub C.

A – bardzo ważne zadania, których nie można przekazać do realizacji innym osobom. Koniecznie trzeba je wykonać.

B – zadania ważne, ale nie priorytety. Ich wykonanie można częściowo zlecić do wykonania komuś innemu. Ogólnie te czynności powinno się wykonać.

C – zadania mało ważne, ich realizacja może być odroczona albo bez obawy przekazana komuś innemu. Zadania C można wykonać dopiero po wykonaniu zadań A i B.

 

Obie metody, aby były skuteczne, muszą być cały czas stosowane. Rozpisanie zadań niewiele pomoże, jeśli nie będzie się kontrolowało na bieżąco postępów.