Co to jest certyfikat rezydencji podatkowej?

Certyfikat rezydencji podatkowej to dokument, który potwierdza, że dana osoba fizyczna lub spółka jest podatnikiem podatku dochodowego w danym kraju. To jeden z najważniejszych dokumentów przeznaczonych dla celów podatkowych w transakcjach międzynarodowych.

Certyfikat rezydencji podatkowej: czym jest?

Certyfikat rezydencji podatkowej to dokument wydany przez administrację podatkową danego państwa. Poświadcza on, że dana osoba – fizyczna lub spółka – jest rezydentem podatkowym określonego kraju, czyli w tym kraju zobowiązana jest płacić podatek. Oznacza to, że dochody tej osoby opodatkowane są podatkiem dochodowym w tym kraju, który wystawił certyfikat. Jeśli więc prowadzimy działalność w danym kraju i uzyskaliśmy w nim certyfikat rezydencji podatkowej to będziemy podlegali podatkowi według prawa tego kraju, bez względu na to, gdzie dokonywana jest dana czynność.

Dokument ten jest więc istotny dla płatników podatku przy zawieraniu transakcji międzynarodowych. Pozwala na zastosowanie odpowiedniej stawki podatku, właściwej dla danego kontrahenta według prawa właściwego dla niego na podstawie certyfikatu, i uniknięcie podwójnego opodatkowania.

Certyfikaty podatkowe wydawane są przez administrację podatkową państwa, w którym zagraniczne podmioty mają siedzibę lub miejsce zamieszkania. Na podstawie tego dokumentu stwierdza się, czy od wypłat należności kontrahentom płatnik, czyli dana osoba lub firma, powinna pobrać podatek oraz w jakiej stawce. Treść tego dokumentu przesądza o tym, czy transakcja będzie podlegała podatkom według przepisów polskich, czy zgodnie z postanowieniami umów międzynarodowych.

Jeśli więc posiadamy certyfikat podatkowy potwierdzający, że kontrahent, z którym zawieramy transakcje, jeśli rezydentem podatkowym innego państwa, to pozwala nam to na zastosowanie odpowiedniej stawki podatku. Wówczas w miejsce ustawy o polskim podatku dochodowym możemy zastosować umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, zawartą z danym państwem. Wówczas podatek może zostać obniżony do stawki określonej w tej umowie lub w ogóle nie zostać pobrany. Jeśli nie dysponujemy takim certyfikatem – będziemy zobowiązani pobrać podatek zgodnie z prawem państwa, w którym transakcja jest zawierana.

Jeśli umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania zawarta z danym państwem to przewiduje, to podatek dochodowy zostanie pobrany jedynie w państwie, w którym wykonuje się pracę. Przykładowo w przypadku umowy z Wielką Brytanią wykonywanie tam pracy nie zwalnia nas z opłacenia podatku polskiego. Aby więc nie zapłacić podatku w Polsce, trzeba postarać się o uzyskanie certyfikatu rezydencji podatkowej w Wielkiej Brytanii – najlepiej więc wymeldować się z adresu polskiego, nie uzyskiwać tu żadnych dochodów i uzyskać potwierdzenie organu podatkowego brytyjskiego, że tam się zamieszkuje i tam opłaca się podatki. Uzyskanie takiego certyfikatu warunkowane jest przepisami, które przewidział dany kraj, np. trzeba zamieszkiwać tam przez pewien okres.

Certyfikat rezydencji podatkowej: forma

Certyfikat powinien zawierać dane identyfikujące podatnika, czyli jego imię i nazwisko lub nazwę, adres zamieszkania lub siedzibę, a także datę wystawienia i ewentualnie okres ważności dokumentu. Może zawierać też dodatkowe elementy, takie jak cel, w jakim został wydany, czy powołanie się na umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. Brak jest szczegółowych wymogów dotyczących tego dokumentu. Może być do dokument urzędowy lub elektroniczny. Nie obowiązuje w stosunku do niego żaden formularz urzędowy. Zaświadczenie wydaje organ podatkowy odpowiedni ze względu na miejsce zamieszkania osoby fizycznej lub miejsce siedziby spółki. Nie ma jednak przepisów co do formy zaświadczenia o miejscu siedziby lub zamieszkania.

Brakuje również przepisów międzynarodowych co do formy tego dokumentu. Zależy więc ona od praktyki przyjętej w danym kraju. Do niedawna nie było również jasności co do okresu ważności certyfikatu rezydencji podatkowej, jeśli data nie była określona w tym dokumencie. Część organów podatkowych przyjmowała, że jest on ważny tak długo, jak długo trwa określony w nim stan faktyczny. Według aktualnego stanu prawnego certyfikat, jeśli nie ma określonej daty ważności, jest ważny przez 12 miesięcy od wydania przez organ podatkowy, co może powodować konieczność częstej aktualizacji certyfikatów przekazanych przez kontrahentów zagranicznych.