mężczyzna spogląda na godzinę
©stokkete/fotolia

Zarządzanie czasem to proces efektywnego zagospodarowania czasu, którego celem jest realizacja założonych celów. Ćwiczenia na zarządzanie czasem pomagają osiągać cele zawodowe i prywatne poprzez ustalenie priorytetów, koncentrację na najważniejszych zadaniach, wyeliminowanie tzw. „pożeraczy czasu” oraz zmniejszenie stresu.

Zarządzanie czasem – zasady określania celu

Cel, który sobie postawimy powinien być zgodny z zasadą SMARTER, S - (specific) konkretny, M - (measurable) mierzalny, A - (achievable) osiągalny, R - (realistic) realny, T - (time & cost oriented) określony w czasie i kosztach, E - (exciting) ekscytujący, R - (recorded) zapisany. Cel powinien mobilizować do działania, ale nie przytłaczać.

 

Przede wszystkim wyznacz cel konkretny i mierzalny: zamiast „schudnę” – „schudnę o 5 kilogramów w ciągu miesiąca”. Ważne też, by cel był naprawdę osiągalny i realny – jeśli wyznaczysz sobie cel, którego nie masz szans osiągnąć, będziesz demotywowana trudnościami – tym bardziej, im bardziej będzie zbliżał się termin, który sobie wyznaczyłaś.

 

Cel powinien być też ekscytujący – jeśli nie jest, znajdź w nim coś, co zachęci cię do starań o jego realizację. Powiedzmy, że cel narzuca ci nielubiany przełożony – masz osiągnąć określoną kwotę zamówień dla firmy w ciągu najbliższego kwartału. Może to nie być szczególnie ekscytujące. Ale spójrz na to inaczej: „ja jeszcze temu (…) szefowi pokażę, że umiem” – to już brzmi ciekawiej, prawda?

Zarządzanie czasem – ćwiczenie na osiągnięcie celów wg Briana Tracy'ego

Brian Tracy to kanadyjski doradca zajmujący się rozwojem osobistym i psychologią sukcesu. Uznawany jest za jednego z najlepszych mówców zawodowych na świecie. Wiele z jego publikacji stało się bestsellerami, jednym z nich jest książka „100 praw sukcesu w biznesie. Jak być skutecznym w życiu osobistym i zawodowym”. Według tego specjalisty, sukces ukryty jest w 7 krokach. Oto one:

  • Określ, na czym ci najbardziej zależy.
  • Zapisz cel.
  • Ustal deadline (ostateczny termin, do którego zobowiązujesz się wykonać zadanie).
  • Wykonaj listę wszystkich rzeczy, które przybliżą cię do osiągnięcia celu.
  • Zaznacz na liście te czynności, które uważasz za priorytetowe.
  • Od razu wykonaj pierwszy punkt z listy.
  • Codziennie zrób coś, co zbliży cię do końcowego efektu.

Zarządzanie czasem – ćwiczenie, które pozwala wyeliminować „pożeracze czasu”

„Pożeracze czasu” odsuwają od rzeczy ważnych. Dzielą się na zewnętrzne, np. rozmowy telefoniczne, odbieranie e-maili oraz wewnętrzne, np. skłonność do prokrastynacji – nieustannego odwlekania czynności.

 

Wykonaj tabelkę, złożoną z czterech kolumn. Pierwszą zatytułuj „pożeracz czasu”, drugą „przyczyny”, trzecią - „konsekwencje”, czwartą - „środki zaradcze”. Od razu po wykonaniu zadania zacznij stosować zalecenia z ostatniej kolumny.