Kobieta ze starannym manicure pracuje na laptopie.
Pixabay/Foundry /CC0 1.0 https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/

Samozatrudnienie umożliwia korzystanie z wielu ulg, np. z możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu. Wydatki poniesione podczas prowadzenia firmy wpływają na wysokość podatku dochodowego – im większe wydatki są uwzględnione w rozliczeniu, tym mniejszy podatek trzeba zapłacić. Warto więc wiedzieć, jakie wydatki można wliczyć w koszty uzyskania przychodu, bo ich wysokość wpływa na wysokość podatku.

Po co odlicza się koszty uzyskania przychodu?

Obliczanie kosztów uzyskania przychodu jest jednym z etapów rozliczania podatku dochodowego. Przedsiębiorca musi zapłacić urzędowi skarbowemu kwotę, którą wylicza się odejmując od całkowitego przychodu firmy koszty, jakie zostały poniesione, żeby ten przychód uzyskać. W interesie przedsiębiorcy jest, aby mógł odliczyć jak największą część poniesionych wydatków. Trzeba jednak pamiętać o tym, że każdy z nich musi być przed urzędem skarbowym udokumentowany – rachunkiem, fakturą VAT lub umową kupna-sprzedaży. Poza tym udowodniony musi zostać ścisły związek poniesionego kosztu z działalnością firmy. To powoduje, że nie wszystkie koszty można odliczyć.

Co można wliczyć w koszty uzyskania przychodu?

Przedsiębiorca ma bardzo dużo możliwości odliczenia kosztów przychodu, zarówno tych poniesionych w wyniku zakupu środków trwałych (od kwoty 3500 zł netto), jak i pokrycia kosztów niematerialnych. Do pierwszej grupy należy zakup całego sprzętu biurowego (np. drukarek, biurek, faksów), a także podręczników, książek i czasopism związanych z działalnością firmy. W określonych przypadkach w koszty uzyskania przychodu można wliczyć zarejestrowany na firmę samochód. Profil działalności musi wówczas wymagać służbowego środka transportu. Do kosztów niematerialnych można natomiast zaliczyć m.in.:

  • wynajęcie lokalu,
  • opłaty za media,
  • usługi firm sprzątających, remontowych, wykończeniowych,
  • usługi księgowe, prawnicze, kurierskie itp.
  • szkolenia i kursy dla pracowników,
  • odsetki od kredytów firmowych.


Warto starać się o wliczenie czynszu i rachunków za media w koszty uzyskania przychodu nawet, jeśli siedziba biura mieści się w prywatnym domu. Wówczas też można odzyskać część wydanych na opłaty środków, wymaga to jednak wcześniejszego wyliczenia procentowego, jak dużą powierzchnię w domu zajmuje biuro.

Czego nie można odliczyć od kosztów uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu mają swoje ograniczenia i mogą być zakwestionowane przez urząd skarbowy, jeśli okaże się, że mają charakter pozorny. Bezpośrednim celem wszystkich wydatków kwalifikujących się do odliczenia musi być: uzyskanie przychodu, zabezpieczenie go lub zachowanie jego źródła. Pełną listę wydatków, których nie można odliczyć od kosztów uzyskania przychodu zawiera ustawa o podatku dochodowym dla osób fizycznych. Firma nie może otrzymać zwrotu m.in. za kaucje, utracone zaliczki, grzywny, kary, odszkodowania, podatki, wpłaty na fundusze i składki na rzecz organizacji.  

Więcej na temat świadczenia prawo pracy