pracownik w samochodzie służbowym
©FotolEdhar/fotolia

Czym jest ewidencja przebiegu pojazdu i jaka jest stawka kilometrówki?

pracownik w samochodzie służbowym
©FotolEdhar/fotolia

Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzi się, jeśli przedsiębiorca chce zaliczyć koszty przejazdów służbowych samochodem prywatnym swoim lub swoich pracowników do kosztów uzyskania przychodów. Określoną stawkę kilometrówki mnoży się przez liczbę przejechanych służbowo kilometrów.

Ewidencja przebiegu pojazdu: kilometrówka

Stawki tak zwanej kilometrówki określane są w celu zwrotu pracownikom kosztów ich podróży służbowej samochodem prywatnym. W tej sytuacji pracodawca jest zobowiązany zwrócić pracownikom, na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, koszty przejazdu – liczbę kilometrów przemnożoną przez stawkę kilometrówki. Kwota zwrócona pracownikowi stanowi koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy.

 

Miesięczny limit kilometrów za jazdy lokalne ustala pracodawca, nie mogą one jednak być wyższe, niż:

  • 300 km, jeśli w grę wchodzi miejscowość do 100 tys. mieszkańców,
  • 500 km – jeśli miejscowość ma 100-500 tys. mieszkańców,
  • 700 km dla miejscowości przekraczających 500 tys. mieszkańców,
  • Dla przejazdów w służbie leśnej może być powiększony do 1500 km,
  • Dla przejazdów w służbie ratowniczej – do 3000 km.

Wydatki na samochód zostają zwrócone pracownikowi, jednak tylko przejechane kilometry pomnożone przez stawkę kilometrówki zalicza się do kosztów uzyskania przychodu.

Rozliczanie kilometrówki samochodu prywatnego właściciela firmy

W przypadku przedsiębiorców ustalenie kosztów przejazdów jest niezwykle istotne, jeśli korzystają oni z własnych samochodów i chcą wydatki związane z użytkowaniem samochodu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Przedsiębiorca taki musi prowadzić ewidencję kilometrówki dla celów podatku dochodowego, zgodnie z ustawą o PIT. Wydatki związane z eksploatacją własnych samochodów księguje się na ostatni dzień miesiąca, w oparciu o udokumentowane wydatki związane z eksploatację samochodu i prowadzoną ewidencję.

 

Ewidencja kilometrówki to rejestr przejazdów, ale równolegle z nią prowadzi się ewidencję wydatków na samochód wykorzystywany w celach służbowych – czyli wydatki na paliwo, ubezpieczenie pojazdu, ale także na wymianę oleju oraz części samochodu. Ewidencji przebiegu pojazdu nie trzeba prowadzić w przypadku leasingu samochodu, jednakże należy spełnić wszystkie ustawowe obowiązki dotyczące tej umowy.

 

Nie trzeba też prowadzić ewidencji w stosunku do pojazdów, które mieszczą co najmniej 10 osób razem z kierowcą, które z racji swojej konstrukcji użytkowane mogą być jedynie do celów gospodarczych, lub jeśli przeznaczone są do najmu, leasingu, sprzedaży – jeśli wytworzone są przez podatnika, oraz dalszej odsprzedaży.

Stawka kilometrówki

Stawka ta uległa zmianie po raz ostatni w 2007 roku. Obecnie stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu wynosi:

W przypadku samochodów osobowych:

  • 0,5214 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi do 900 cm³
  •  0,8358 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi ponad 900 cm³
  • W przypadku motocykli - 0,2302 zł
  • Oraz dla motorowerów - 0,1382 zł.

Ewidencja przebiegu pojazdu: wymogi

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa również minimalne dane, jaki ewidencja przebiegu pojazdów musi zawierać. Jest to:

 

Przeładuj

Felek z "Gogglebox" zdradza kulisy show. Dlaczego duża część programu musi być wycięta?

zobacz 00:59