Wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej to kwota pieniężna przyznawana pracownikowi za utrzymanie tej odzieży w należytym stanie. Może być przyznany, jeśli pracodawca sam nie jest w stanie zapewnić obowiązku prania i odkażania takiej odzieży, oraz jeśli konieczność jej używania w pracy wynika z przepisów BHP.

Odzież robocza: obowiązki pracownika

Pracodawca jest zobowiązany, na podstawie Kodeksu pracy, do dostarczenia pracownikowi odzieży i obuwia roboczego. Są one jednym ze środków ochrony indywidualnej, zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych czynników, związanych ze środowiskiem pracy. Taka odzież stanowi własność pracodawcy.

Obowiązek ten powstaje, gdy własna odzież pracownika może podczas wykonywania pracy ulec znacznemu zabrudzeniu lub zniszczeniu, a także ze względu na wymagania technologiczne czy sanitarne w miejscu pracy, oraz ze względu na wymagania BHP.

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

Oprócz dostarczenia odzieży roboczej pracownikowi pracodawca ma również obowiązek zapewnienia jej prania, naprawy, odkażania oraz konserwacji. Jeśli jednak nie jest w stanie tego uczynić, może tym obowiązkiem obarczyć pracownika korzystającego z odzieży roboczej. Warunkiem jednak przeniesienia tego obowiązku na pracownika jest wypłacanie mu ekwiwalentu pieniężnego, który pokryje faktycznie poniesione przez pracownika koszty.

Wysokość kosztów konserwacji odzieży faktycznie poniesionych przez pracownika nie musi być udokumentowana fakturami ani rachunkami. Wysokość ekwiwalentu może być ustalona w porozumieniu między pracodawcą a pracownikami. Nie ma ustalonej maksymalnej kwoty ekwiwalentu, musi ona jednak odpowiadać rzeczywistym kosztom – z uwzględnieniem koniecznego nakładu pracy, energii, wody itp.

Kwota ekwiwalentu zwolniona jest z podatku dochodowego i składek. Warunkiem zwolnienia z podatku dochodowego jest jednak to, aby obowiązek zapewnienia takiej odzieży wynikał z przepisów BHP, a zasady jej przyznawania wynikały z przepisów – ustawowych lub wykonawczych. Zwolnienie ze składek i podatku nie przysługuje, jeśli ekwiwalent został wypłacony pracownikowi, który przez cały miesiąc nie był obecny w pracy.

Można te koszty zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Ekwiwalent za odzież roboczą: własna odzież

Nie ma przeszkód, aby pracodawca wydał pracownikowi ekwiwalent za używaną przez niego odzież roboczą, zakupioną z jego własnych środków. W tym celu należy uwzględnić cenę rynkową takiej odzieży. Można także zwrócić pracownikowi koszty zakupu odzieży udokumentowane rachunkami.

Przeniesienie obowiązku prania odzieży na pracownika: wyjątek

Wyjątkiem od możliwości przeniesienia na pracownika obowiązku prania i odkażania odzieży jest sytuacja, gdy mogła ona ulec przy pracy skażeniu środkami chemicznymi, promieniotwórczymi, materiałami biologicznie zakaźnymi. Wówczas obowiązek odkażania takiej odzieży musi zostać wykonany przez pracodawcę. Taka odzież musi być przechowywana jedynie w miejscu przeznaczonym do tego przez pracodawcę.

• Masz zaległy urlop? Jakie są zasady wyliczania ekwiwalentu za urlop?
• Skończyła ci się umowa z pracodawcą? Sprawdź, kiedy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop.
• Został ci zaległy urlop? Jak obliczyć ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop?