Jak napisać oficjalnego maila do wykładowcy lub zwierzchnika - poradnik
Wysyłając oficjalnego maila do wykładowcy lub dyrektora, przede wszystkim należy pamiętać, by używać w tym celu swojego oficjalnego adresu e-mail. Jeżeli takiego nie masz, warto go założyć. W przyszłości z pewnością się przyda. Bardzo ważne również jest, by nie używać potocznego języka oraz stosować zwroty grzecznościowe.
Wysyłając oficjalnego maila do wykładowcy lub dyrektora, przede wszystkim należy pamiętać, by używać w tym celu swojego oficjalnego adresu e-mail. Jeżeli takiego nie masz, warto go założyć. W przyszłości z pewnością się przyda. Bardzo ważne również jest, by nie używać potocznego języka oraz stosować zwroty grzecznościowe.
Pisząc do osoby starszej od ciebie lub człowieka, który jest twoim zwierzchnikiem, zawsze używaj form, takich jak: Szanowny Panie/Szanowna Pani. Pamiętaj, że taka wiadomość powinna być również krótka i konkretna, chyba że specyfika sprawy wymaga dłuższej wypowiedzi.
Początek oficjalnego maila
Zobacz także
W temacie wiadomości najlepiej wpisać to, czego jej treść będzie dotyczyła. Można również zawrzeć stanowisko lub kierunek studiów. Zwrot „witam” lub „witaj” nie jest wskazany, tak samo jak „dzień dobry” czy „dobry wieczór”. Tego rodzaju maila najlepiej zacząć od: Szanowny Panie Dyrektorze/Doktorze/Magistrze lub Szanowna Pani Dyrektor/Doktor/Magister. Na końcu postaw przecinek, absolutnie nie używaj wykrzyknika. Następne zdanie po tym zwrocie rozpocznij małą literą. Pamiętaj, by użyć właściwego stopnia naukowego. Jeżeli nie jesteś pewien, lepiej go pomiń. Niektórzy wykładowcy są bardzo wyczuleni na właściwe ich tytułowanie.
W tego typu mailach używanie słów potocznych jest zabronione. Staraj się operować językiem, którego używasz na oficjalnych spotkaniach.
Jak powinno wyglądać zakończenie oficjalnego maila?
Na końcu umieść zwrot: „z wyrazami szacunku”, „łączę wyrazy szacunku” lub „z poważaniem”, po nim nie wstawiaj żadnego znaku interpunkcyjnego, jedynie kliknij enter i tuż pod spodem (bez żadnych dodatkowych odstępów) napisz swoje imię i nazwisko.
Gdy napiszesz już wszystko, przeczytaj dokładnie i sprawdź wiadomość. Ważne jest, by nie było w niej literówek, powtórzeń. Dbaj również o poprawność językowa i polskie znaki. Jeżeli wiadomość dotyczy zaliczenia przedmiotu, warto pod imieniem i nazwiskiem, kierunkiem studiów, rokiem i ewentualnie nazwą grupy, wpisać też numer indeksu.